Como marcar reunião com cliente pelo WhatsApp: modelos de mensagem e confirmação
Para quem atende pelo WhatsApp, marcar reunião com cliente é rotina: propor horário, confirmar, mandar o link, lembrar na véspera. Com mensagens prontas, a rotina fica mais rápida e o cliente sempre sabe quando e onde é a reunião.
Advogados, contadores, consultores, corretores e arquitetos marcam reunião com cliente pelo WhatsApp toda semana. O problema quase nunca é a reunião em si, e sim o vaivém antes dela. Este guia traz modelos de mensagem para cada etapa e os cuidados com o convite.
O que uma confirmação precisa ter
- Dia e horário, com fuso. "Quinta, 15/10, às 15h, horário de Brasília." Com cliente de outro estado ou país, o fuso evita desencontro.
- Duração. "30 minutos" ajuda o cliente a se organizar e deixa claro quando a reunião acaba.
- Onde. O link da videochamada, se for por vídeo, ou o endereço completo, se for presencial.
- O assunto, em poucas palavras. "Revisar o contrato" ou "apresentar a proposta". O cliente chega sabendo o que levar.
Modelos de mensagem
Adapte o tom ao seu cliente. Os modelos são curtos de propósito: no WhatsApp, mensagem longa fica para depois.
Para propor horários
Oi, Marina! Para conversarmos sobre a proposta, tenho quinta às 15h ou sexta às 10h, por vídeo, uns 30 minutos. Qual fica melhor para você?
Dois horários funcionam melhor do que "quando você pode?", porque a resposta vira uma escolha, não uma negociação.
Para confirmar
Combinado, Marina: sexta, 16/10, às 10h, horário de Brasília, por vídeo, 30 minutos, para revisar a proposta. O link vai logo abaixo.
Para lembrar na véspera
Oi, Marina! Lembrando da nossa conversa amanhã, sexta, às 10h. O link é o mesmo que mandei aqui. Até amanhã!
Para remarcar
Marina, surgiu um imprevisto e não vou conseguir sexta às 10h. Pode ser segunda às 10h ou às 16h? Desculpe o transtorno.
Quando o cliente não aparece
Marina, estou na sala do Meet te esperando. Se preferir, a gente remarca: é só me dizer um horário.
Quando o cliente responde por áudio
Muita confirmação chega em áudio, com o horário no meio de outros recados. Com o Parrot conectado ao seu WhatsApp, o áudio vira texto na própria conversa, respondendo a ele, e os de 1min30 ou mais chegam com um resumo em tópicos. Você lê o horário em vez de ouvir, responde com o modelo de confirmação e o combinado fica por escrito, fácil de achar pela busca do WhatsApp.
Depois que o cliente confirmou, crie o evento na sua agenda, com o link da videochamada, e mande o link na conversa. Para os áudios longos, veja como ler o resumo em tópicos.
Título neutro: cuidado com o que vai no convite
O título do evento aparece no convite que o cliente recebe, e a descrição do evento os convidados também veem. Por isso, use um título neutro: "reunião com a Marina Souza", e não "reunião sobre a dívida da Marina". Detalhe do caso fica para a reunião, não para o convite.
Em escritórios de advocacia, o cuidado é maior, porque o sigilo profissional e a LGPD valem também para a agenda. Veja LGPD no WhatsApp do escritório de advocacia e o guia WhatsApp para advogados.
Remarcar e cancelar
Para mudar o horário, abra o evento na sua agenda e altere por lá. Na Google Agenda, quando você atualiza um evento com convidados, há a opção de avisar os convidados por e-mail, segundo a ajuda do Google Agenda. Depois, avise o cliente na conversa com o modelo de remarcação acima.
Checklist rápido
- Propus dois horários, com duração e formato (vídeo ou presencial).
- Confirmei por escrito dia, horário com fuso, duração e assunto.
- O evento está na agenda, com link, e o cliente recebeu o link.
- O título do evento é neutro.
- Mandei o lembrete na véspera.
A transcrição e o resumo dos áudios dos clientes fazem parte do plano Basic do Parrot, de R$ 29,90 por mês. Dá para experimentar no teste grátis de 7 dias, sem cartão.
Perguntas frequentes
Como confirmar uma reunião com cliente pelo WhatsApp?
Mande por escrito o dia, o horário com fuso, a duração, o link ou o endereço e o assunto, e peça um ok.
O cliente precisa ter Conta do Google?
Não. Ele pode receber o convite em qualquer e-mail e entrar pelo link do Meet mesmo sem Conta do Google, com a sua autorização.
O que vai no título do evento?
Um assunto curto e neutro, como "reunião com a Marina Souza". Ele aparece no convite, por isso detalhes do caso ficam de fora.
Como remarcar uma reunião com cliente?
Altere o evento na sua agenda e avise o cliente na conversa, propondo dois novos horários.