Ata de reunião com cliente: como o advogado documenta calls e alinhamentos

O cliente saiu da call com uma lembrança, você com outra, e o combinado ficou só na memória. Veja o que uma ata de reunião precisa ter, um modelo em tabela, como pedir a confirmação do cliente e os cuidados de sigilo que valem para ela.

Publicado em 30 de setembro de 2026 · atualizado em 3 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

Ata de reunião com cliente é o registro escrito do que foi conversado e combinado: quem participou, o que ficou decidido e quem faz o quê, até quando. Não precisa ser longa. Uma página, enviada no mesmo dia e confirmada pelo cliente por escrito, tira o combinado da memória de cada um e põe num texto que os dois leram. Meses depois, quando alguém perguntar o que foi prometido, a resposta está ali.

Por que registrar por escrito o que foi combinado

Quatro assuntos costumam virar atrito quando ficam só na conversa:

• Expectativa. O Código de Ética e Disciplina da OAB manda informar o cliente, "de modo claro e inequívoco", quanto aos riscos da pretensão e às consequências que a demanda pode trazer (art. 9º). Na ata, fica registrado que o risco foi explicado e em que termos.
• Estratégia. É o advogado quem dá à causa a orientação que lhe parece mais adequada, procurando esclarecer o cliente quanto à estratégia traçada (art. 11). A ata registra qual caminho foi escolhido e por quê.
• Honorários. O contrato de serviços deve ser, de preferência, escrito, e dizer com clareza o objeto, os honorários, a forma de pagamento e a extensão do patrocínio (art. 48, caput e § 1º). A ata não substitui o contrato. Se a reunião mudou o valor ou o alcance do serviço, anote e leve a mudança para o contrato.
• Tarefas. Quem manda o documento, quem prepara a minuta, até que dia. É a parte que mais se perde.

E, concluída a causa, o advogado presta contas ao cliente de forma pormenorizada (art. 12). Quem guardou as atas tem o histórico pronto.

O que uma boa ata precisa ter

• Data, horário e meio: presencial, vídeo ou telefone.
• Presentes: nome e papel de cada um.
• Assunto: o caso ou o processo de que se tratou.
• Pontos tratados: em tópicos, uma linha para cada.
• Decisões: o que ficou resolvido, em palavras simples.
• Próximos passos: a tarefa, o responsável e o prazo.
• Em aberto: o que depende de documento, de resposta de terceiro ou de nova conversa.
• Gravação: se a reunião foi gravada e se todos foram avisados.

Fica de fora: transcrição palavra por palavra, impressões pessoais e detalhes da vida do cliente que não mudam o caso.

Modelo de ata em tabela

Serve para qualquer área. O exemplo é fictício:

Os próximos passos ganham uma tabela só deles:

Tarefa sem responsável e sem prazo ainda não é próximo passo. Se ninguém assumiu, resolva isso na mensagem de confirmação.

Como mandar a ata ao cliente para confirmação

1. Mande no mesmo dia. No dia seguinte, a memória dos dois já mudou.
2. Use o canal em que o cliente responde. Costuma ser a conversa individual do WhatsApp, com a ata no corpo da mensagem ou em PDF.
3. Peça uma resposta por escrito. Um "de acordo" basta. Se não vier, peça de novo.
4. Corrija e reenvie. Se o cliente apontar algo diferente, ajuste e mande a versão corrigida.
5. Guarde tudo junto. Ata, resposta do cliente e gravação, na pasta do caso.

Um modelo de mensagem:

"[Nome], segue o resumo da nossa reunião de hoje. Decidimos: 1) enviar a notificação antes de entrar com a ação; 2) você me manda as notas fiscais e os comprovantes de entrega até [data]; 3) eu envio a minuta até [data]. Como expliquei, existe o risco de [risco], e por isso vamos por esse caminho. Está de acordo? Se algo ficou diferente do que você entendeu, me corrija por aqui."

Sigilo e dados pessoais: a ata é comunicação com o cliente

O advogado tem o dever de guardar sigilo dos fatos de que toma conhecimento no exercício da profissão (Código de Ética, art. 35), e as comunicações de qualquer natureza entre advogado e cliente se presumem confidenciais (art. 36, § 1º). A ata e a gravação entram aí. Violar sigilo profissional sem justa causa é infração disciplinar (Estatuto da Advocacia, art. 34, VII). Na prática:

• Envie só a quem participou ou a quem o cliente indicar. Confira o destinatário antes de mandar e nunca use grupo.
• Escreva só o necessário. A ata costuma trazer dado pessoal e, às vezes, dado sensível, como saúde (LGPD, art. 5º, II). A lei pede que o tratamento se limite ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III).
• Guarde com acesso restrito. Quem trata dados deve adotar medidas de segurança contra acesso não autorizado (LGPD, art. 46).
• Avise antes de gravar. Diga no começo que a reunião será gravada e para quê, e anote isso na ata. Os cuidados estão no guia Gravar reunião com cliente.
• Informe o uso de IA. Se a transcrição ou o resumo saem de uma ferramenta de IA, a Recomendação nº 001/2024 do Conselho Federal da OAB orienta formalizar isso ao cliente antes, em documento escrito (itens 4.1.1 e 4.2.1), e escolher um fornecedor que proteja as informações colocadas no sistema (item 2.2).

Como o Parrot faz a parte braçal (plano Pro)

O que toma tempo na ata é ouvir a gravação de novo e digitar. No plano Pro do Parrot, o Painel tem o Relatório de reunião em PDF: você envia o arquivo da gravação (MP3, M4A, WAV, OGG ou WebM, até 3 horas e 300 MB) e recebe um PDF com três partes:

• Resumo executivo: um parágrafo, os pontos principais e as decisões.
• Próximos passos: com responsável e prazo quando eles foram ditos na reunião. Se ninguém disse quem faz ou quando, o campo fica vazio: o Parrot não completa nomes nem datas.
• Transcrição completa: em blocos com marca de tempo, para você achar o trecho e conferir.

Uma reunião de 40 minutos fica pronta em cerca de 5 minutos. O passo a passo está em Resumo de reunião em PDF.

Os limites:

• É transcrição automática. Pode errar nomes e termos técnicos.
• Não identifica quem falou cada frase. Quem participou, é você quem anota na ata.
• Não grava a reunião: o relatório é feito a partir de uma gravação pronta, enviada por você.
• O relatório é o rascunho da ata. Revise antes de mandar ao cliente.

Sobre os dados: a gravação é apagada assim que o processamento termina. O relatório fica disponível para baixar por 1 hora, só para quem enviou, e depois some do servidor. O PDF baixado fica com você.

Uma dica que vale com ou sem ferramenta: no fim da reunião, repita em voz alta quem faz o quê e até quando. O cliente ouve o combinado, e o relatório só traz responsável e prazo que foram ditos.

O Pro custa R$ 59,90 por mês, no Pix, e inclui tudo do Basic, o resumo de PDF e Word na conversa e o Google Agenda pelo assistente. Para passar para ele, entre na área do cliente com o número do seu WhatsApp. Quem já paga o Basic paga só a diferença entre os dois planos (R$ 30,00). Quem está no teste grátis de 7 dias pode assinar o Pro pela mesma tela.

Conteúdo informativo, conferido com o Código de Ética e Disciplina da OAB, o Estatuto da Advocacia, a LGPD e a Recomendação nº 001/2024 em 30 de setembro de 2026. Não substitui a análise do caso concreto nem a orientação da sua seccional da OAB.